L’organisation d’un séminaire : les points essentiels

Déterminer la base de la manifestation
Cette étape consiste à définir premièrement les objectifs principaux ainsi que les différents thèmes à aborder lors du séminaire. C’est de ces thèmes que dépendront les divers supports de communication à créer. Une fois ces objectifs fixés, on est en mesure de définir quels sont les publics concernés par le sujet à aborder. Il faut ensuite définir les dates prévues pour la manifestation. Le choix de la date dépend de l’importance et de l’urgence du communiqué mais étant évidemment libre, il est préférable de la prévoir dans les trois mois après le briefing au minimum. Après quoi, il faut préalablement envisager les différents prestataires à louer et commencer à rechercher le lieu de la réunion. Et finalement, il est obligatoire d’établir le budget nécessaire à la réalisation du séminaire car c’est de cette possibilité que dépendra l’exécution du projet.

Choisir le lieu de la réunion
En ce qui concerne l’endroit, les possibilités sont nombreuses. Tout dépend surtout des potentialités financières de l’organisateur. On opte souvent pour les salles de réunion, les péniches pour un public restreint et pour les palais des Congrès et les grands hôtels si les participants sont nombreux. Toutefois, on peut également choisir des privatiser des endroits spécifiques comme les musées, les théâtres, les halls d’exposition et les restaurants.

Engager les personnels nécessaires
Un séminaire implique inévitablement la mobilisation de plusieurs prestataires : Traducteurs si des étrangers sont comptés parmi les participants. Les traiteurs pour les pauses, le déjeuner ou le dîner. Les hôtesses, responsables de l’accueil, du guide et de divers services. Les spécialistes d’intérieur pour la décoration ainsi que les responsables de la sonorisation et de l’éclairage.

Créer les supports de communication
Les supports de communication ne sont autre que les cartes d'invitation, les coupons réponses et les badges, les mallettes et les dossiers du participant. Ces derniers doivent avoir la même identité (même couleur, nature, motif, texture, …)

Le Jour J
Le grand jour, l’organisateur doit partir à la connaissance des lieux et y repérer les divers points stratégiques, vérifier le bon fonctionnement des diverses installations techniques, re briefer les prestataires sur leur rôle respectif, disposer les supports de communications à l’accueil et attendre les invités. Évidemment, pour arriver à faire cela, il est nécessaire d’arriver sur les lieux au minimum une heure avant l'ouverture.